Teknologi Bukan (satu-satunya) Jawaban untuk Mengikis Tunggakan Perkara

Yeong Zee Kin. Foto: www.supremecourt.gov.sg

Yeong Zee Kin. Foto: www.supremecourt.gov.sg
Yeong Zee Kin. Foto: www.supremecourt.gov.sg

Singapura, PembaruanPeradilan.net

Jawaban utama dalam mengikis tunggakan perkara adalah pada strategi penanganan perkara dan prosedur kerja dan teknologi bukanlah satu-satunya jawaban untuk mengikis tunggakan perkara.  Demikian disampaikan Senior Assistant Registrar Supreme Court Singapura Mr Yeong Zee Kin ketika memaparkan pengalaman Mahkamah Agung Singapura dalam mengikis tunggakan perkara selama sepuluh tahun lebih dalam acara Chief Justice Confefrence ke 15 yang dilaksanakan oleh Mahkamah Agung Singapura tanggal 27-30 Oktober 2013.

Untuk mendukung pernyataannya, ia menambahkan bahwa dalam pengalamannya, perbaikan sebesar 80% bisa didapat dari perubahan hanya pada 20% proses kerja.

Tunggakan perkara pernah merupakan hal yang kronis di Mahkamah Agung Singapura. Pada tahun 90an, buruknya tunggakan perkara bisa dilihat dari data-data sebagai berikut :

  • Lebih dari 2000 perkara yang siap disidangkan, namun tanggal persidangan baru tersedia tiga tahun atau lebih yang akan datang.
  • Lebih dari 10,000 berkas inaktif di Mahkamah Agung, sebagian dari merea berusia lebih dari sepuluh tahun;
  • Perkara pidana memakan waktu sampai empat tahun;
  • Perkara banding memakan waktu sekitar dua tahun;
  • Hampir separuh (44%) dari semua perkara berusia antara 5-10 tahun.

Empat Strategi Besar

Zee Kin memaparkan bahwa Mahkamah Agung Singapura menempuh empat strategi dalam mengikis tunggakan perkara sebagai berikut.

  1. Upaya Pengalihan, yang meliputi upaya mediasi, arbitrase, penguatan Singapore Arbitration Centre dan Singapore Mediation Centre. Selain itu terdapat  protokol pra litigasi, untuk kecelakaan kendaraan bermotor tanpa luka dan perkara-perkara kelalaian medis. Ditambah lagi dengan program-program diversi kepada sumber-sumber diluar peradilan, misalnya Pusat Penyelesaian Sengketa Industri dan Keuangan Financial Industry Disputes Resolution Centre bekerjsasama dengan otoritas keuangan di Singapura.
  2. Upaya Fasilitatif, yaitu dengan optimalisasi SDM, dengan membagi beban hakim ke pejabat peradilan non hakim untuk perkara-perkara yang bersifat rutin. Dalam proses acara persidangan, mengubah proses verbal menjadi proses yang lebih kental kultur tertulisnya, misalnya pernyataan pembukaan, pernyataan banding, sistem doket yang selektif, fasilitasi perubahan peraturan misalnya proses beracara dari empat tahap menjadi dua tahap. Dalam teknologi, memperkenalkan Sistem Pendaftaran Berkas Elektronik ( Electronic Filing System (EFS)) & Sistem Litigasi Elektronik (Electronic Litigation System (eLit)); (b) sistem transkrip persidangan digital (Digital Transcription System).
  3. Monitoring dan Kontrol. Dalam rangka monitoring maka Mahkamah Agung Singapura mengandalkan tiga strategi sebagai berikut : pemantauan terhadap status perkembangan, melalui laporan historikal, dan monitoring; Pengukuran terhadap benchmark, misalnya clearance rate, ketepatan waktu penyelesaian berkas (85% berkas selesai dalam waktu 18 bulan adalah target yang saat ini berlaku), dan standar waktu proses- yaitu 8 pekan antara waktu pendaftaran; dan tindakan perbaikan. Misalnya melalui pre-trial conference.
  4. Upaya Dispositif

 Otomatisasi Proses Manual versus Business Process Reengineering

Zee Kin juga menunjukkan contoh bahwa dalam pengalamannya, proses modernisasi yang efektif adalah proses modernisasi yang melebihi sekedar otomatisasi proses manual, karena otomatisasi proses manual hanya akan menghasilkan proses baru yang tidak bisa lepas dari proses manual, dan dengan sendirinya tidak optimal, karena dalam banyak hal, jumlah langkah kerja, jumlah pegawai, dan proses lainnya masihlah sama. Hanya saja prosesnya dengan menggunakan komputer.

Zee Kin juga menekankan, bahwa harus dilakukan suatu Business Process Reengineering untuk menata ulang prosedur kerja, untuk mencapai hasil-hasil yang diinginkan, dan melepaskan diri dari logika sistem yang lama. Business Process Reengineering mengharuskan dilakukannya pemotongan-pemotongan proses, sebagai konsekuensi berkurangnya kebutuhan kerja, dan dimungkinkannya otomatisasi atas proses-proses formil yang ada. Hal ini merupakan hasil dari literasi proses tahunan yang dilakukan oleh Mahkamah Agung Singapura dalam implementasi teknologi.

Senior Assistant Registrar mengaku bahwa pada periode eprtama Mahkamah Agung Singapura terlalu fokus kepada otomatisasi, namun karena terbukti tidak efisien, maka Mahkamah Agung Singapura banting stir ke Business Process Reengineering.

 Strategi Perubahan

Hal ini menjadi menarik, karena proses Business Process Reengineering yang dilakukan oleh Kepaniteraan mahkamah Agung Singapura justru menekankan kepada perubahan prosedur, dan tentunya ini hal yang menarik, karena biasanya peradilan adalah organisasi yang membutuhkan kepastian dan konsistensi dan tidaklah mudah untuk mengubah prosedur. Sehingga perubahan dan manajemennya tidaklah akan dapat dilaksanakan dengan mudah.

Ditanya mengenai strategi perubahan yang dilakukan oleh Mahkamah Agung Singapura, Senior Assistant Registrar Zee Kin mengatakan, bahwa strategi yang dipakainya adalah wait and see. Ia akan mengandalkan dukungan top down dari pimpinan dan bergerak sepanjang ada peluang dari pimpinan,  sementara akan mempertahankan posisi apabila situasi belum memungkinkan. Sehingga proses business process reengineering di Mahkamah Agung Singapura berjalan sudah bertahun-tahun, mulai tahun 2008, dan masih terus berlangsung sampai sekarang.

Mungkin hal yang paling penting adalah bagaimana tata kelola perubahan yang ada di tim Business Proceess Reengineering pada Mahkamah Agung Singapura. Pertama dibentuk suatu tim yang terdiri dari perwakilan unit-unit kerja yang relevan. Tim ini merupakan kombinasi dari orang-orang yang memiliki pengetahuan tentang prosedur dan orang-orang yang memiliki naluri inovasi sebagai pengimbang dalam perubahan.

Selanjutnya tim dibagi menjadi tiga bagian, pertama adalah tim arsitek yang mengelaborasi peluang-peluang penyederhanaan proses, yang mampu membayangkan hasil akhir dari tim kedua adalah pelaksana teknis perubahan, dan yang ketiga adalah tim yang melaksanakan pemberesan dalam sisi regulasi. Peran tim ketiga sangatlah penting, karena setiap perubahan sistem akan berdampak kepada setidaknya empat lapis peraturan, yang terdiri dari peraturan pelaksanaan (Subordinate Legislation), Petunjuk Pelaksanaan (Practice Direction) dan Counter Instruction atau manual.  (*)

[as]

2 Comments

  1. Dengan kata lain jika masih semakin banyak tunggakan dan semakin banyaknya perkara masuk MA, kawal depannya perlu untuk dimaksimalkan.

Tinggalkan Komentar